Wer eine Location für Veranstaltungen wie eine Firmenfeier, einen großen Geburtstag, eine Hochzeit, ein Sommerfest oder ein anderes Event sucht, steht zunächst vor einer großen Herausforderung. Denn immerhin möchten der oder die Gastgeber, dass sich die Gäste im Idealfall auch Jahre später noch an diese Veranstaltung erinnern.
Die Wahl der Location für Veranstaltungen entscheidet oft über Erfolg oder Niederlage des Events, weshalb man mit Bedacht an die Suche herangehen sollte. In diesem Artikel erhalte Sie wertvolle Tipps, die Sie bei der Auswahl unterstützen.
Wie groß sollte die Location sein und wo sollte sich diese befinden?
Zunächst einmal ist es wichtig, zu eruieren, mit welcher Teilnehmerzahl Sie rechnen.
Ist die Eventlocation zu groß, fühlen sich die Gäste auf dem Event häufig verloren. Ist die Location dagegen zu klein für die Gästeanzahl, fühlt man sich schnell beengt und den Teilnehmern bleibt ein negatives Bild des Events im Kopf. Fokussieren Sie sich deshalb vor allem auf den nötigen Freiraum.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Lage des Veranstaltungsortes, denn schließlich sollte dieser für alle Gäste gut mit dem Auto oder dem öffentlichen Nahverkehr zu erreichen sein. Vergewissern Sie sich außerdem, dass es ausreichend Parkmöglichkeiten gibt, die im besten Fall kostenfrei sind.
Falls der Ort nur schlecht an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, einen Shuttle-Service vom nächsten Bahnhof zur Veranstaltung zur Verfügung zu stellen. Überlegen Sie zudem, ob es insbesondere für Teilnehmer, die einen längeren Anfahrtsweg haben, auch geeignete Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe gibt. Stellen Sie sicher, dass diese im Zeitraum des Events verfügbar sind.
Damit Ihr Event ein wahrer Erfolg wird, spielt auch die passende Infrastruktur eine Rolle. Hierbei ist in erster Linie auf die Größe der Außenfläche und die Anzahl der verfügbaren Räume zu achten.
Möblierung und Catering der Location
Da die Möblierung von Veranstaltungsräumen oft stark variiert, macht es Sinn, sich vorab zu informieren, ob eine Grundausstattung gestellt werden kann. Für zusätzliche Möbel fallen oft Extra-Kosten an. Machen Sie sich deshalb vorab einen Plan, welche Möbel und welche Anzahl davon Sie benötigen. Bei einer Konferenz empfiehlt es sich so zum Beispiel an ein Rednerpult mit Mikrofon zu denken, während auf einer Gala oder bei einem Produktlaunch Stehtische oder gemütliche Sofas für den nötigen Komfort sorgen.
Nicht zu vergessen ist das leibliche Wohl. Klären Sie ab, ob Ihre Location bereits einen Vertrag mit einem Catering hat oder ein eigenes Catering anbietet. Meist wird Ihnen jedoch die Freiheit geboten, auch externe Catering-Services zu buchen. Überprüfen Sie in diesem Fall, ob ausreichend Kühlmöglichkeiten und Räumlichkeiten zur Lagerung der Speisen zur Verfügung stehen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrem Event!
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